Cómo manejar un blog para la comunicación interna de un equipo
10 sugerencias para acercarse al 2.0 con un blog de equipo
Por Alberto Barbero
Ayer me pegué un alegrón. Uno de "mis" equipos favoritos de RRHH ha decidido iniciarse por los caminos del 2.0. Realmente creo que solo son tímidos pasos de búsqueda, pero son mucho más de lo que podía esperar después de presentarles hace meses algunos argumentos.
Muchas veces he tenido dudas sobre el anunciado desembarco generalizado del 2.0 y me alegro de ir comprobando como los hechos van dando la razón a las predicciones de José Miguel Bolivar:
"Casi ningún cambio es voluntario. Sólo unas pocas empresas tendrán la valentía de cambiar antes de verse forzadas a ello. La mayoría de las empresas sólo lo harán cuando no tengan más remedio. Lo que pasa es que piensan que eso tardará mucho en ocurrir y están equivocadas. La crisis está camuflando buena parte del cambio con lo cual, cuando pase, el impacto será aún mayor.
Hay muchas señales inequívocas de que el modelo está agotado y no hay más alternativa que el cambio. Es inevitable. Lo que pasa es que ni va a ocurrir mañana ni va a ser súbito. Lo importante es estar preparados y esperar..."
Pues bien, este equipo al que me refería en las primeras líneas, ha pensado en el blog como una herramienta que les puede ayudar a mejorar su comunicación interna, ya que ésta se halla condicionada por ubicaciones geográficas distintas y por funciones también diferentes. También creo que quieren vivir la "experiencia blog" para entenderla mejor y ponerla al servicio de políticas de mayor transparencia en toda la organización.
Para ayudarles en este camino, se me ha ocurrido sugerirles una serie de prácticas que yo entiendo les pueden ayudar. Voy a ellas:
1. Me parece bien empezar con Blogger. Es más fácil que Wordpress y siempre habrá tiempo para migrar. Cuando no se conocen bien estas tecnologías es mejor poner toda la carne en el asador de la relación y no perderse en las cuestiones tecnológicas.
2. Cuidar con mimo las etiquetas. No hace falta planificarlas. Irán surgiendo conforme se vayan haciendo los posts. Denotarán sus focos de interés. Es importante que cada uno ponga las etiquetas que considere adecuadas, pero también es interesante la simplicidad. Por eso yo cuidaría y no duplicaría etiquetas que versen sobre lo mismo (ejemplo: selección, selección de personas, reclutamiento...).
3. "Cuaderno de bitácora". Al igual que el capitán de un barco escribe su cuaderno de bitácora, alguien podría escribir semanalmente el de todo el equipo (estaría bien que fuera el responsable), a modo de newsletter del grupo, señalando los acontecimientos más reseñables de la semana (idea surgida de los magníficos cuadernos de bitácora de Josep Julián).
4. Coordinar bien el arranque del blog haciendo, por ejemplo, que varias personas publiquen sus posts encadenados durante los primeros días y entren en la conversación. Así se marca el camino a los demás. El "efecto bareto" (ésto me lo enseñó Amalio Rey) funciona y consiste en que la gente entra a los "bares" donde hay gente.
5. "El tamaño no importa". Dejaría claro que el blog es una herramienta de comunicación y que, en ese sentido, no es necesario dejar posts demasiado trabajados y largos. El objetivo es comunicar y abrir, por lo tanto está bien si yo solo entro para mencionar un link a un artículo que he encontrado interesante o para hacer una pregunta al equipo. En el futuro se irá descubriendo que hay otras herramientas más adecuadas para depende qué cosa, pero el tiempo no puede ser una excusa para no publicar.
6. "Abierto en todo". Yo no me pegaría el gran curro para dejar toda la arquitectura del blog terminada, crearía un esquema limpio y claro de partida y animaría a que cada cual pudiera incluir o modificar aspectos del diseño, gadgets, etc. Que la participación genera compromiso también es verdad aquí.
7. Integrar el blog en el work-flow diario. Esto viene de algo que oí a Aitor Bediaga hablando de empresa 2.0. Recomendar el propio blog como procesador de texto. Es la mejor forma de usarlo. Si no forma parte de mi trabajo al final es fácil que acabe considerándolo una nueva tarea para la que no hay tiempo. Sin embargo, hay muchas cosas del día a día que son susceptibles de compartirse justo en el momento en que se hacen. Además esto es una oportunidad para generar colaboración en tiempo real.
8. También lo personal existe. Es una herramienta que debería también servir para hacer equipo. No tiene sentido que pongamos un muro entre nuestra vida personal y la profesional. Hay cosas que -como en las relaciones cara a cara- no contamos pero... no contar temas personales dejaría el blog sin alma.
9. Hacer una "guía rápida". Se pueden sacar unos cuantos "pantallazos" de los pasos que hay que dar a la hora de escribir un post para que resulte fácil hacerlo a los "no-iniciados".
10. Google Docs o similares. Puestos a compartir habrá veces que se generarán documentos que nos gustaría anexar a los posts. Una opción es Google Docs, para el que se pueden definir unos criterios de uso tan cerrados al equipo como para el blog.
En fin, esto en un contexto de primeros pasos para irse abriendo... es claro que hay opciones mucho más abiertas pero no es el momento. También espero no haber reinventado la rueda, aunque estoy seguro de que otros muchos ya habrán recorrido antes este camino. ¿Me podéis ayudar?
Publicado por ¡Hola! a las 16:47
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Fuente: Caminos de formación: El blog de Alberto Barbero
Imagen: Internal communications
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